1. Definities:

1.1 De partijen die hierbij betrokken zijn, zijn de organisatoren, verder te noemen Organisator of Smart events en de klant die het evenement afneemt, verder te noemen opdrachtgever

1.2 De dienst die wordt geleverd is een sportief evenement.

2. Werkingssfeer:

2.1 Er wordt volledige inzet verwacht van de deelnemers en een serieuze werkhouding. Hierdoor creëren wij een veilige omgeving voor alle deelnemers.

2.2 Door deelname aan het evenement stem je in met de algemene voorwaarden en regels van Smart events naleving hiervan zorgt voor een soepel verloop van het evenement.

3. Verplichtingen opdrachtgever/deelnemer:

3.1 Blessures of ziektes dienen te worden doorgegeven aan de Organisator, zodat er rekening mee kan worden gehouden

3.2 De deelnemers dienen de instructies van de begeleiding op te volgen, indien zij dat niet doen, heeft de organisator het recht om de betreffende personen weg te sturen van het evenement.

3.3 Materiaal dient te word gebruikt op de juiste wijze. Indien materiaal intentioneel kapot wordt maakt, dan zijn de kosten voor de individu die daarvoor zorgt.

3.4 De fysieke conditie van de deelnemers moet in orde zijn voor deelname aan het evenement.

4. Informatie/reispapieren:

4.1 De Organisatoren zorgt ervoor dat de juiste informatie wordt doorgegeven aan de Opdrachtgever en deelnemers. Mochten er veranderingen plaatsvinden, dan wordt dit tijdig van tevoren doorgegeven.

4.2 De Opdrachtgever laat verandering en nieuwe informatie tijdig weten aan de Organisator. Dit zorgt voor een soepele organisatie van het evenement zonder veel problemen.

4.3 Smart events is niet verantwoordelijk voor eventuele reisproblemen.

5. Afspraken m.b.t. offertes en aanbiedingen:

5.1 Alle offertes zijn geheel vrijblijvend, tenzij het anders vermeld is in een schriftelijke overeenkomst tussen beide partijen.

5.2 Mondelinge afspraken zijn niet geldig. Alles moet na een mondelinge afspraak in een schriftelijke overeenkomst komen te staan.

5.3 Contractduur: De geldigheidsduur van de offerte is vermeld in de offerte. Exacte fasering van de voorbereidingen kan variëren afhankelijk van het type evenement.

 

6. Afspraken over betaling:

6.1 Alle prijzen die zich in de offerte bevinden zijn inclusief BTW, tenzij het schriftelijk anders is vermeld.

6.2 De betaling moet uiterlijk tien dagen voor het evenement gedaan zijn, tenzij hier schriftelijk andere afspraken over zijn gemaakt.

6.3 Minimaal aantal deelnemers wat in de offerte is benoemd, is het minimaal aantal waarvoor betaald moet worden. Indien er meer deelnemers komen dan het maximale aantal wat in de offerte is genoemd, worden hiervoor extra 

kosten doorberekend.

6.4 Wijze van facturatie en betaling: betaling via bank

6.5 Als de factuur niet tijdig betaald wordt, zal er een maandelijkse rente van 1% op de hoofdsom komen.

7. Bij geleverde goederen:

7.1 Het evenement en de bijgeleverde goederen blijven eigendom van Smart events, totdat alle kosten door de opdrachtgever zijn betaald.

7.2 Bijgeleverde goederen moeten voldoen aan wettelijke normen.

8. Annulering:

8.1 Annulering door de opdrachtgever dient schriftelijk te geschieden. Bij uitstel of annulering door de Opdrachtgever van Smart events evenementen zullen de volgende kosten worden berekend:

- In het geval van annulering tot 2 maanden voor aanvang van het event: 25% van het bedrag in de offerte.

- In het geval van annulering tot 1 maand voor aanvang van het event: 35% van het bedrag in de offerte.

- In het geval van annulering tot 1 week voor aanvang van het event: 55% van het bedrag in de offerte.

- In het geval van annulering van 7 dagen tot op de event datum: 75% van het bedrag in de offerte.8.2 Indien de Opdrachtgever het event uitstelt wordt dit gezien als een annulering, tenzij er in overleg met Smart events een nieuwe projectdatum vastgesteld wordt waarop het event doorgang kan vinden en er overeenstemming is bereikt tussen beide partijen. Hierbij kunnen extra kosten zitten, deze worden dan betaald door de opdrachtgever

8.3 Indien Smart events vanwege overmacht niet aan de afspraken met de Opdrachtgever kan voldoen, worden de verplichtingen opgeschort voor zolang de overmacht omstandigheden aanwezig zijn. Onder overmacht vallen 

abnormale omstandigheden die onafhankelijk zijn van de wil en ook die door de voorzorgsmaatregelen niet te verhelpen zijn.

8.4 Faillissement van Opdrachtgever. Als de Opdrachtgever failliet is verklaard, kan het evenement geannuleerd worden, maar zal Smart events de reeds gemaakt kosten via curator verhalen.

 

 

 

9. Contract afspraken:

9.1 In het geval van gewenste wijzigingen in de offerte, is het van essentieel belang dat de Opdrachtgever en Smart events dit bespreken en daarna beide deze wijzigingen schriftelijk bevestigen.

9.2 De overeengekomen termijn voor de dienstverlening door Smart events en betaling door de Opdrachtgever wordt vastgesteld bij ondertekening van de offerte.

10. Aansprakelijkheid:

10.1Smart events kan op geen enkele manier aansprakelijk worden gesteld voor schade of verlies met betrekking tot het eigen risico dat de deelnemers mogelijk moeten dragen tijdens de activiteiten.

10.2Smart events neemt veiligheid serieus bij sportevenementen. Deelnemers erkennen dat deze activiteiten risico's met zich meebrengen. Smart events zal redelijke maatregelen nemen en voldoen aan wettelijke eisen. Bij nalatigheid van de Organisator met schade tot gevolg, geldt aansprakelijkheid volgens de wet. Deelnemers dienen veiligheidsinstructies op te volgen en zorgen te melden. Zie artikel 3.2.

10.3Smart events streeft naar de hoogste normen voor materiaal en uitrusting bij alle sportevenementen. Niettemin begrijpen deelnemers dat materiële defecten kunnen optreden. Deelnemers worden aangemoedigd om eventuele defecten onmiddellijk te melden om risico's te minimaliseren.

10.4Als er iets misgaat met de dienst van de partners van Smart events, kan Smart events daar niet direct voor aansprakelijk worden gesteld. Indien er problemen zijn met partners of derde partijen, wordt de aansprakelijkheid

naar hen verlegd.

11. Auteursrecht/intellectueel Eigendomsrecht:

11.1Elk recht met betrekking tot bezitting van foto- en filmmateriaal die in verband staat met dit sportevenement is in handen van de Organisator.

11.2Gebruikslicentie: Deelnemers van dit evenement maken gebruik van diverse materialen en zijn zich ervan bewust deze materialen niet te bezitten. De materialen worden slechts tijdens het evenement voor gebruik ter beschikking gesteld

12. Toepasselijk recht en geschillen

12.1Toepasselijk recht: binnen het sportevenement hanteren wij het Nederlandse recht zodra de algemene voorwaarden worden overschreden.

12.2Geschillenbeslechting: wanneer beide partijen het niet eens worden over geschillen met betrekking tot het sportevenement zal er eerst geprobeerd worden het op te lossen via onderhandelingen. Lukt dit niet, dan worden de geschillen voorgedragen aan de Nederlandse rechter.

 

 

 

13. Klachten

13.1Indienen van klachten: er wordt verwacht dat deelnemers van het evenement klachten schriftelijk indienen bij de organisatie binnen twee weken na het evenement. Klachten die op tijd worden ingediend worden bekeken en er 

wordt een passende oplossing of vergoeding gezocht.

13.2Klachtenafhandeling: elke klacht die binnenkomt zal binnen twee weken worden behandeld en er volgt ene schriftelijke reactie.

14. Overmacht

14.1Overmacht: in het geval van overmacht is de Organisator niet aansprakelijk voor tekortkomingen binnen het sportevenement. Onvoorzienbare omstandigheden die buiten de controle van de organisatie vallen zoals natuurrampen, oorlog en overheidsmaatregelen worden gezien als overmacht.

14.2Indien door overmacht verplaatsing van het evenement noodzakelijk is, zullen Smart events en Opdrachtgever indien mogelijk in overleg en andere datum voor het evenement zoeken.